Rasa Martens

Patarimų kaip tvarkyti emailus galima rasti daug kur ir visokiausių. Tačiau dažnai aš kol perskaitau iki galo jau pamirštu ką skaičiau pradžioje.

O štai vienoje knygoje ( “Kleines Universal-Handbuch”) radau labai trumpus, bet konkrečius kelis patarimus. Manau, kad pirmadieniui tai labai tinkama tema, nes atėjus po savaitgalio emailų būna ypač daug.

1. Užveskite archyvavimo katalogus. Taip emailus rasite lengvai. padarykite Grupes, po to Pogrupius, pvz. Privatu–Laisvalaikis–Joga ir t.t. arba Darbas–Projektas A–Bankas–Personalas ir t.t.
2. Skaitykite emailus tik fiksuotu laiku. Būtų idealu jei tai būtų max. 2 kartus per dieną- ryte ir po pietų. Tad galėsite susikaupti ir daryti kitus darbus.
3. Prisilieskite prie kiekvieno emailo tik 1 kartą. Atsakykite į emailą tada kai jį perskaitėte, ir išsaugokite savo atsakymą taip pat archyve.
4. Siųskite laiško atsakymo kopiją ir pačiam sau. Jeigu emailo turinys reikalauja, kad jums būtų į jį atsakyta, būtinai siųskite ir kopiją sau ( Bcc: ) ir išsaugokite tą atsiūstą emailą specialiai tam padarytame kataloge ” Laukiu atsakymo”. Karts nuo karto peržiūrėkite šitą katalogą, kad žinotumėte, kieno atsakymo dar laukti, gal kam reikia dar priminti, o kai jį gausite būtinai ištrinkite emailą iš katalogo.
5. Specialiame kataloge “TO DO arba reikia padaryti” saugokite emailus, kurie dar neatsakyti. Kai kurie emailai reikalauja daugiau laiko sąnaudų atsakymui duoti ir jūs negalite atsakyti iš karto. Todėl specialiai jiems reikia atskiro katalogo ir būtų gerai nusistatyti laiką, per kurį jūs turite tame kataloge esančius emailus išttrinti, t.y.atlikti darbus.
6. Jūsų INBOX nėra emailų parkavimo aikštelė. INBOX po emailų peržiūros turėtų būti visiškai tuščias. Niekas, kas turi išliekamąją vertę ir turi būti archyvuojama čia būti negali.
7. Ir t.t…

Manau,kad gerų patarimų yra begalės, kurių nėra nei vienoje knygoje..